Papirfiler kan være en smerte, især når de hober sig op på dit skrivebord. For at få bedre styr på dine omstrejfende papirer og kvitteringer, prøv at sortere gennem alle dine ufilte dokumenter. Brug derefter et arkivskab eller en skuffe til at sortere dine filer i forskellige mapper. Hvis du helt vil fjerne dit kontorrod, kan du uploade dine dokumenter til en computer, wiki eller et andet skybaseret system. Med en grundlæggende plan på plads kan du bedre administrere mange typer filer i dit kontorlokale!
Trin
Metode 1 af 3: Filtrering gennem dine dokumenter
Trin 1. Adskil dokumenter, der skal arkiveres, fra dem, du stadig bruger
Når du begynder at få organiseret dine papirer, skal du lave en bunke til dem, der er klar til at blive lagt væk, og en separat bunke til dem, der skal blive på dit skrivebord. Få en 2-slids papirindretning til dit skrivebord, så dine dokumenter forbliver organiserede, selv efter den første sorterings- og arkiveringsproces. Opbevar de dokumenter, du vil bruge, i 1 slot, og dem, der er klar til at blive arkiveret i en anden.
Trin 2. Vælg en dag hver uge for at arkivere dine papirer
Lad ikke dine kurve med nye dokumenter komme ud af kontrol; I stedet skal du afsætte en dag eller to til at sortere igennem og organisere dine filer. Hvis du ikke håndterer mange kvitteringer og dokumenter i dit arbejdsområde, har du muligvis kun brug for 1 dag for at få jobbet udført. Men hvis dit job indebærer meget papirarbejde, vil du måske afsætte 2-3 dage til at sortere gennem dine uorganiserede dokumenter.
Sortering af dine filer hver uge gør organisationsprocessen meget mere håndterbar
Trin 3. Mærk alle dine filer med udkastdatoer for at forhindre rod
Inden du indgiver nye dokumenter, skal du undersøge datoen og indholdet af hver fil omhyggeligt. Hvis dokumentet vedrører et igangværende projekt eller et andet problem, skal du skrive "i gang" øverst i filen. Hvis papiret diskuterer et afsluttet projekt, skal du mærke filen som "færdig". Marker derudover et tidspunkt, hvor filen ikke længere er nødvendig, og dokumentet kan makuleres eller genbruges.
Hvis du hurtigt scanner over filer, kan disse notationer hjælpe dig med at finde den korrekte fil mere effektivt
Trin 4. Genbrug eventuelle irrelevante dokumenter i stedet for at arkivere dem
Antag ikke, at hver fil fortjener en plads i dit arkivskab eller skuffe. Læg i stedet unødvendige dokumenter til side i din papirkurv. Hvis dine filer indeholder personlige oplysninger, skal du makulere dokumenterne i stedet for at genbruge dem.
Makulér alle filer med økonomiske oplysninger og kontooplysninger, dit personnummer eller andre følsomme detaljer
Metode 2 af 3: Valg af et sorteringssystem
Trin 1. Vælg en fysisk lagerplads til dine filer
Undersøg layoutet på dit arbejdsområde, og tænk over, hvilket arkiveringssystem der ville fungere bedst. Hvis du har et kontor, kan et stort arkivskab være en god mulighed. Men hvis du har et mindre arbejdsområde, kan en arkiveringsskuffe eller skraldespand måske give mere mening logistisk.
- Når du køber et nyt lagersystem, skal du prøve at prioritere kvalitet frem for pris.
- Uanset dit arkiveringssystem skal du placere følsomme dokumenter i en sikker mappe.
Trin 2. Arranger dine papirer efter dato, hvis dine filer er tidsfølsomme
Vælg et organisationssystem, der giver mest mening for din virksomhed eller kontorlokaler. Hvis dit job er centreret omkring deadlines, kan du prøve at bestille dine mapper med den seneste dato foran. Efterhånden som dagene går, skal du fortsætte med at tilføje nye mapper og filer til forsiden af arkivskabet eller skuffen.
- Du kan f.eks. Have separate filer i dage, uger eller måneder.
- For eksempel, hvis du arbejder som skatterådgiver, ville det være fornuftigt at indgive dine kunders dokumenter efter dato.
- Dette system fungerer godt for personer, der arbejder med tidfølsomme materialer.
Trin 3. Design et kalenderbaseret sorteringssystem, hvis du behandler kronologiske filer
Hvis du håndterer en stor mængde filer på dit kontorlokale, kan du prøve at tilføje et "tickler" arkiveringssystem til dine skabe og skuffer. I lighed med en kalender bruger "tickler" -systemet 12 store mapper til at repræsentere hver måned, med 28-31 undermapper, der ledsager hver store mappe for hver dag i måneden. Prøv at bruge denne metode, hvis du har et datoorienteret job.
- Hvis du f.eks. Arbejder for et eksportfirma, kan det være lettere at sortere dine filer efter måned og dato i stedet for en generel kategori.
- Dette system er bedre for personer, der foretrækker konkret, numerisk organisation, i modsætning til farvekodning.
Trin 4. Sorter dine filer efter emne, hvis du foretrækker at kategorisere dine papirer
Vælg forskellige kategorier til dine mapper, og bestil dem derefter efter relevans. Når du arrangerer dit arkivskab eller skuffe, skal du placere de mapper med størst relevans og betydning foran. Fortsæt med at sortere dine filer med dette i tankerne, så du har let adgang til vigtige dokumenter.
For eksempel, hvis du er finansiel rådgiver for en virksomhed, ville det være mere fornuftigt at sortere dine dokumenter efter betydning og relevans, f.eks. "Investeringer", "lønningsliste" og "skatter"
Trin 5. Vælg brede kategorienavne til dine filer
Brug ikke lange, alt for specifikke etiketter til dine mapper. Prøv i stedet at vælge generelle, inkluderende etiketter, så du ikke har svært ved at sortere nye filer senere. Hvis du gerne vil oprette et mere specifikt arkiveringssystem, kan du prøve at tilføje undermapper til dit større, mere generelle arkiveringssystem.
For eksempel ville "Udgiftsrapporter for 3. april" ikke være en god kategori for en generel mappe, da den er alt for specifik. Mærk i stedet mappen som "Udgiftsrapporter", som er langt mere åben
Tip:
Etiketmaskiner er en nem og effektiv måde at kategorisere dine filer på.
Trin 6. Farvkod dine dokumenter for at skabe et visuelt tiltalende system
Invester i en række flerfarvede filmapper og etiketter. Tildel derefter forskellige filkategorier til forskellige mappe- og etiketfarver, så du kan holde dit arkivsystem konsekvent. Prøv at bruge de samme farver og kategorier i hele dine arkivskabe og skuffer, så du hurtigt og effektivt kan få adgang til forskellige filer.
- For eksempel skal du mærke dine gule mapper til e-mailkorrespondance, røde mapper til skatterelaterede formularer og grønne mapper til lønningslister.
- Prøv at bruge farveskemaer og etiketter, der er lette at huske. For eksempel kan grønt være en god farvelabel for økonomiske former, da farven grøn ofte er forbundet med penge.
- Dette system er bedst for visuelle elever.
Metode 3 af 3: Tage en digital tilgang
Trin 1. Scan dine papirfiler for at gemme dem digitalt
Når du tilføjer en ny fil til dit skab eller skuffen, skal du bruge en scanner til at uploade en digital version af filen til din computer. Hvis du har brug for hurtig adgang til en fil, har du meget hurtigere og lettere tid til at søge på din stationære computer, end du vil gennemskue flere mapper. Hvis hele dit arkiveringssystem er papirbaseret, skal du scanne og uploade dine filer for at oprette en digital sikkerhedskopi.
- Stress ikke, hvis du ikke har et digitalt arkiveringssystem! Bare scan og upload dine filer 1 mappe ad gangen.
- Du kan også scanne filer ved hjælp af bestemte telefonapps.
Trin 2. Vælg ensartede navne for alle dine filer
Vælg etiketter til dine digitale dokumenter, der er lette at søge og få adgang til. Ideelt set skal du prøve at få disse filer til at følge en konsekvent dem, f.eks. En dato eller efternavn, da dette vil gøre dem lettere at sortere igennem. Hvis det er nødvendigt, skal du inkludere relevante steder, datasæt eller versionsnumre i titlerne på dine filer.
- Brug ikke specialtegn i dine filtitler, da computere ikke kan behandle dem korrekt.
- Marker f.eks. Dit dokument som 20031124, når der henvises til en bestemt dato som den 24. november 2003.
Trin 3. Sorter dine digitale filer med mapper og undermapper
Ligesom et arkivskab kan du bruge en række digitale mapper til at gemme og arrangere dine scannede dokumenter. På dit skrivebord skal du oprette og mærke flere mapper, der vedrører dine uploadede filer. Hvis du gerne vil bruge mere specifikke kategorier, skal du oprette flere undermapper i hver større mappe. Fortsæt med at pille ved dine digitale mapper, indtil du finder et system, der fungerer godt for dig!
For eksempel, hvis du har en mappe kaldet "Skatter", kan du oprette flere undermapper for forskellige år
Trin 4. Upload dine dokumenter til en wiki, så flere personer kan få adgang til dem
Hvis dit arbejdsområde er mere samarbejdsvilligt, skal du oprette en online wiki, som dine kolleger og overordnede kan få adgang til. Efter at have logget ind på wiki, skal du bruge sektionen "værktøjskasse" til at få adgang til knappen "upload fil". Med denne funktion kan du linke dit nyligt uploadede dokument til en række mennesker, der nu kan se og få adgang til filen.
Husk, at alle kan redigere filer på en wiki
Trin 5. Brug skybaseret software til at arkivere dokumenter, når du er på farten
Download en app eller en anden digital tjeneste, der fungerer både på computere og mobile enheder. Hvis du vil beholde dine filer på ét sted, skal du bruge denne service til at uploade billeder af dine filer, så de kan gemmes i en skybaseret software. Selvom nogle software er gratis, skal du muligvis betale for at få mere lagerplads.
