Det kan være svært at organisere et arkivskab, uanset om det er et hjemmeskab fyldt med betalte regninger og skatteoplysninger eller et arbejdskabinet fyldt med afsluttede projekter og fakturaer. Organiser dit arkivskab ved at slippe af med gamle filer, finde et arkivsystem, der fungerer for dig og løbende vedligeholde det.
Trin
Del 1 af 4: Rensning af gamle dokumenter
Trin 1. Køb et arkivskab, hvis du ikke har et
Se efter et skab af god kvalitet, der er en god størrelse til dit hjem eller kontor inden for dit budget. Overvej et brandsikkert og vandtæt skab i tilfælde af naturkatastrofer, der kan ramme dit hjem. Et bundt af sådanne skabe findes i lokale butikker, møbelbutikker, tømrerforretninger og indkøbscentre.
Trin 2. Begynd at gå gennem dine filer
Afsæt alt, der åbenbart er gammelt eller unødvendigt. Sæt til side:
- Kvitteringer for produkter, du ikke længere ejer.
- Uønsket mail
- Gamle regninger for tjenester, du ikke længere bruger
- Forretningsbreve fra et gammelt job
- Frimærker du ikke længere har brug for
Trin 3. Vær ikke bange for at slippe af med tingene
Selvom visse dokumenter som fødselsattester og skatteoplysninger naturligvis er vigtige, kan der være junk mail eller gamle kvitteringer, der ser vigtige ud, men det er det virkelig ikke. Tænk over hvert dokument, mens du træffer din beslutning, og tænk over, om det faktisk kan være nyttigt i fremtiden. Hvis du ikke ville savne det, hvis det forsvandt i et år, er det sandsynligvis i orden at smide det ud.
Trin 4. Vær forsigtig, når du smider tingene på arbejde
Sørg for at spørge dine vejledere, før du smider noget ud, da det kan være vigtigere, end du tror. Din virksomhed kan også have politikker om, hvor længe ting skal opbevares, og hvordan de skal bortskaffes.
Trin 5. Beslut, hvilke ting der skal opbevares
Dette vil generelt afhænge af, hvor nylige eller nyttige de er. Brug diskretion og tænk over, om dokumenterne vil være nyttige eller nødvendige i fremtiden. Hvis de virkelig er vigtige, skal du beholde dem. For skatteoplysninger, forsikringsregistre og vitale dokumenter, gem dem i følgende perioder:
- Gem selvangivelsesoplysninger i 7 år, samt eventuelle kvitteringer for varer, du har trukket fra din skat. IRS kan revidere ethvert afkast op til 6 år efter, at dine skatter er indgivet.
- Gem forsikringsregistre, realkreditlån og bevis på velgørende donationer i op til tre år.
- Sørg for at opbevare meget vigtige dokumenter som fødsels- og vielsesattester, sociale sikringskort, titler, gerninger og pas. Opbevar dem sikkert, og kom aldrig af med dem.
Trin 6. Makuler hvert dokument, du har afsat
Hvis du smider ikke -makulerede dokumenter ud, kan dine personlige oplysninger blive udsat for alle, der ser dem. Selvom du ikke er sikker på, om dokumentet er følsomt, er det bedst at makulere det, da det kan indeholde adresser, fødselsdatoer eller andre oplysninger.
Trin 7. Makuler eller ødelæg også digitale medier
Mange byer og virksomheder vil have makuleringsdage, hvor lokale eller ansatte kan bringe gamle disketter, cd'er eller harddiske til at blive ødelagt. De sørger for, at det er udført korrekt.
Del 2 af 4: Organisering af dine vigtige dokumenter
Trin 1. Start med at organisere de resterende filer
Flyt til et skrivebord eller et stort bord, og organiser papirerne i bunker, der er logiske og fornuftige for dig. Disse bliver dine individuelle filer. Lav bunker, der hjælper dig med at finde præcis det, du leder efter. Overvej kategorier til hjemmeskabe som f.eks.:
- Hjælpeprogrammer
- Auto
- Medicinsk
- Kæledyr
- Forretning
- Hjem
- Skatter
- Økonomi
Trin 2. Spørg kolleger om råd om arbejdskabinetter
Der kan være specifikke virksomhedskonventioner for at organisere papirer på din arbejdsplads. Hvis ikke, skal du arkivere kronologisk eller alfabetisk. Spørg ryddelige kolleger, hvilke systemer der fungerer bedst for dem.
Trin 3. Hold dine kategorier enkle
Jo mere specifik du får, jo flere filer har du, hvilket vil betyde mere rod i dit skab. Hold dine hovedfiler mere generelle, og organiser derefter dokumenter i dem.
Trin 4. Beslut, om du vil organisere efter navn eller dato
Når du har sorteret hvert papir i den korrekte bunke, skal du begynde at organisere dem på en måde, der gør det let at finde.
- For alfabetiske fortegnelser, f.eks. Mærker på kvitteringer, skal du placere varer, der starter med A øverst i stakken, ned til Z.
- For kronologiske arkiver, f.eks. Datoer for selvangivelser, skal du placere de nyeste dokumenter øverst på stakken og arbejde mod ældste dokumenter nederst.
Trin 5. Læg hver af dine stakke i en mappe
Læg papirerne i, så dokumentet øverst på stakken er på forsiden af mappen. Dette bevarer dokumenterne i samme rækkefølge, som du organiserede dem i.
Del 3 af 4: Gør filer lette at finde
Trin 1. Mærk tydelig hver mappe
Sørg for, at teksten på fanen er stor, læselig og giver mening for dig og andre i dit kontor eller din familie. Brug en etiketmaskine for ekstra klarhed.
Trin 2. Lad hver skuffe have sin egen kategori, og mærk den også tydeligt
Opdel dine filer mellem skuffer på måder, der giver mening for dig, idet hver skuffe indeholder en særskilt kategori. Hver kategori skal indeholde relaterede filer, som hjælper dig med at finde ting lettere.
- Økonomiske oplysninger som skattedokumenter, investeringsdokumenter og realkreditlån kan komme i én skuffe.
- Personlige dokumenter som fødselsattester, pas og journaler kan komme i en anden skuffe.
- Instruktionsmanualer til forskellige ting kan findes i en anden.
Trin 3. Overvej at bruge farvede mapper
Hvis du overdrager den tilsvarende farve til hukommelsen, vil det gøre dine papirer meget lettere at finde. Hvis du allerede har manilla -mapper, skal du tilføje farve til dem med highlightere eller farvede markører. Farvede etiketter kan bruges mere subtilt til samme formål.
Trin 4. Brug dit farvesystem til at oprette underkategorier i dine skuffer
En skuffe til informationsmateriale kan f.eks. Være opdelt i mapper som "Elektronikmanualer", "Elværktøjshåndbøger" og "Rengøringsvejledninger".
Trin 5. Skift dit system, hvis det ikke giver mening
Efter en måneds brug skal du ikke være bange for at ændre de ting, der ikke fungerer for dig. Flyt forskellige filer til fronten, eller del kategorier op, der er svære at skelne fra hinanden. Husk, at dit arkivskab er et system for dig, og det skal passe til dit arbejdsforløb.
Del 4 af 4: Vedligeholdelse af organisationen
Trin 1. Vær proaktiv for at forblive organiseret
Vær øjeblikkelig opmærksom på mail og dokumenter, når de kommer ind, og når du har behandlet dem, skal du arkivere dem med det samme.
Trin 2. Opret en indbakke på dit hjem eller kontor
Gennemgå din indgående mail en gang om dagen. Du mister ikke overblikket over noget på denne måde, og det hober sig ikke op. Arkivering virker ikke som sådan en opgave, det er gjort lidt ad gangen.
Trin 3. Omorganiser dit skab ofte
Årlig omorganisering anbefales, og du kan endda rense den kvartalsvis, hvis du har et stort antal filer. Hovedkilden til rod i arkivskabe er gamle dokumenter, som du ikke længere har brug for, så rens og makuler de gamle ting efter behov.
Trin 4. Overvej at konvertere nogle af dine filer til digitale medier
Jo flere dokumenter du kan opbevare i digitalt format, jo mindre fysisk rod har du i et arkivskab. Gode kandidater til scanning omfatter kvitteringer, donationsbeviser eller kontoudtog. Nogle kan endda allerede være tilgængelige online.
Trin 5. Lav et masterdokument
I dokumentet skal du forklare, hvordan dit arkivsystem fungerer, og hvor tingene er placeret. I tilfælde af en nødsituation eller uforudsete problem kan andre have brug for at vide, hvordan de skal lede efter dine filer.
Tips
- Hold dine arkivskabe låst, hvis du har nysgerrige børn eller nysgerrige familiemedlemmer.
- Se Sådan vælges en arkivskabslås, hvis du har et problem med at åbne låsen.
- Opbevar meget følsomme dokumenter som f.eks. Fødselsattester eller ejendomsbreve i en værdiboks eller brandsikker dokumentkasse, hvis du er bekymret for, at arkivet ikke er sikkert nok.
Advarsler
- Hvis du bor i et område, der er udsat for jordskælv, boltes skabe til en stabil væg. Dette forhindrer dem i at falde på en person eller blokere en dør under en seismisk begivenhed.
- Indlæs dine filer omhyggeligt. Hvis en øverste skuffe er fuld, og skuffer under den er tomme, kan den vælte.
