Få ting er vigtigere for et gnidningsfrit kontor end et arkiveringssystem, der fungerer. Uanset om du er den eneste, der har adgang til filer, eller du deler med et personale, skal det arkiveringssystem, du vælger, være organiseret, så alle kan finde det, de leder efter. Hvis arkiveringssystemet er svært at bruge, vil du hænge på papirer af frygt for at miste dem i filerne, og du vil snart have bunker med papir, der dækker dit skrivebord.
Trin
Trin 1. Beslut dig for et arkiveringssystem
Uanset hvad det er, skal det give mening, så du ved præcis, hvor hvert stykke papir er. Dine muligheder er:
- Alfabetisk. Dette system er bedst, når de fleste af dine filer vil være navne på klienter, patienter eller kunder.
- Emne eller kategori: De fleste filsystemer er organiseret efter emne eller kategori, hvilket fungerer godt, når det er konfigureret korrekt, men kan også være det mest forvirrende, når det ikke er det.
- Numerisk/kronologisk. Dette bedst, når dine filer hovedsageligt består af nummereret eller dateret materiale, f.eks. Indkøbsordrer eller kvitteringer.
Trin 2. Fyld dine filskuffer med hængende mapper
De hængende mapper vil aldrig blive fjernet og fungere som pladsholdere til manilakonvolutterne, som du vil fjerne fra skuffen.
Trin 3. Sorter dine papirer i bunker efter kategori
Hvis en bunke bliver mere end en tomme eller to høj, opdel den i underkategorier. Hvis en bunke er for tynd, skal du kombinere den med en anden bunke og omdøbe den. Navnene på bunkerne skal gøre det let at bestemme, hvilken bunke hvert stykke papir går i.
Trin 4. Læg hver bunke i en manila -mappe, og mærk den tydeligt
Det er bedst at bruge mapper med faner, der er i midten frem for forskudt, fordi det får filerne til at se pænere ud.
Trin 5. Placer manila -mapperne i de hængende mapper
For de fleste filer fungerer almindelige hængende mapper, men for tykke filer eller filer, du skulle opdele i underkategorier, skal du bruge boksbundne mapper. Du kan bestille mapperne, som du vil, men de fleste mennesker bruger et alfabetisk system på dette tidspunkt.
Trin 6. Mærk de hængende mapper med de samme navne som manila -mapperne
Placer alle plastikfanerne til venstre for mappen, medmindre du bruger et lateralt arkivskab. For laterale filer, der løber fra venstre mod højre, når du åbner skuffen frem for foran til bagsiden, skal du placere fanerne på højre side.
Trin 7. Placer en forsyning af hængende og manila mapper i nærheden af filerne, så du nemt kan tilføje en mappe, hvis du befinder dig med et stykke papir, der ikke tilhører en eksisterende mappe
Undgå mapper, der er for tykke eller for tynde. Du vil måske også ommærke mapper og omfordele papirer, hvis du beslutter, at du skal kategorisere igen.
Trin 8. I slutningen af året skal du fjerne alle mapperne, mærke friske manila -mapper med de samme kategorienavne og placere dem i filerne
Gå gennem de gamle mapper for at se, om der skal overføres noget til de aktuelle filer, og læg resten i dit arkiv.
Tips
Du kan blive fristet til at farvekode dine filer, bruge din computer til at udskrive filetiketter eller på anden måde gøre dine filer mere attraktive. Men når du skal foretage en ændring, f.eks. Tilføjelse af en enkelt mappe, bliver du utilfreds, hvis du finder ud af, at du er ude af de rigtige farvemapper eller skal skrive en filetiket i hånden. Det er bedst at holde tingene enkle
Advarsler
- Opret aldrig en bunke til det, du ikke kan kategorisere, for alt ender der.
- Når du har oprettet et arkiveringssystem, skal du følge med i din arkivering. Afsæt tid hver dag til at tage papirer fra dit skrivebord og arkivere dem. Modstå fristelsen til at sætte en dyb arkivkurv oven på dine filer, fordi du bare vil fylde den op, og det bliver en anden fil.
