Alfabetisk arkivering er en grundlæggende måde at organisere dokumenter på, der giver dig mulighed for hurtigt at gemme, få adgang til og administrere dine personlige og forretningsfiler
Ved at implementere alfabetisk arkivering i dit liv vil du sikre, at alle dokumenter er beskyttet og let tilgængelige. Der er mange regler for, hvordan man arkiverer alfabetisk på engelsk for at bevare et fornuftigt arkiveringssystem. Heldigvis er det enkelt at komme i gang med nye dokumenter, og det er stadig ikke en vanskelig ændring at foretage, hvis du skal omorganisere!
Trin
Del 1 af 2: Arkivering alfabetisk
Trin 1. Beslut dig for det alfabetiske system, du vil bruge
Selv noget så tilsyneladende ligetil som alfabetisk arkivering tilbyder flere muligheder at vælge imellem. Det er vigtigt, at du vælger et system og bruger det konsekvent.
- Bogstav for bogstav indleverer hvert bogstav i hvert ord i rækkefølgen af udseende, og ignorerer mellemrum mellem ord.
- Ord-for-ord-arkivering bestiller varer baseret på det første bogstav i hvert ord efter hinanden.
- Enhed-for-enhed arkivering tager højde for hvert ord, forkortelse og initial, bestiller varer i henhold til disse. Enhed-for-enhed-systemet anbefales generelt.
Trin 2. Gruppér varer
Når du har alle de elementer, du skal arkivere, skal du beslutte, hvordan du vil gruppere filerne. Du kan vælge ordbogsformatet, hvor alle filer er placeret i en alfabetisk rækkefølge, uanset filtypen eller de elementer, den indeholder. Du kan også bruge encyklopædiformatet, hvor elementer er grupperet efter type eller emne, og derefter er hver gruppe arrangeret alfabetisk.
Hvis du har masser af forskellige typer ting at arkivere (opskrifter, skattekvitteringer, breve osv.), Kan det være nyttigt at bruge encyklopædiformatet. Gruppér elementerne efter type først, og bestil derefter elementerne i hver gruppe i alfabetisk rækkefølge. Hold grupperne adskilt ved hjælp af skillelinjer eller farvekodning
Trin 3. Indekser dine filer
Indeksering er måden at placere hvert afsnit af en titel i den korrekte enhed. For at indeksere varer, før du arkiverer dem, skal du nedbryde elementerne i hvert elements navn og oprette et nyt alfabetiseret navn, som kan afvige fra standardnavnet. For eksempel:
- Antag, at du har følgende emner til at indeksere og arkivere: en artikel om aardvarks med titlen "Nocturnal Feeding of Aardvarks", en biografi om den kendte jordværksekspert Jane A. Doe og en salgsfremmende brochure til en udstilling i Detroit Zoo aardvark.
- Biografien om Jane A. Doe ville blive indekseret som "Doe, Jane A.", da efternavne kommer først i ansøgningen. Det ville blive arkiveret under bogstavet "D."
- Artiklen “Nocturnal Feeding of Aardvarks” kan indekseres som den er, hvis du vælger gruppering i ordbogstil. Det kunne arkiveres under bogstavet "N" (for "Nocturnal") ved hjælp af denne gruppering.
- Alternativt kan du indeksere “Nattlig fodring af Aardvarks” som “Aardvarks, Nocturnal Feeding of.” Dette ville være fornuftigt, hvis du brugte en gruppering i encyklopædi-stil og ikke kun arkiverede emner relateret til aardvarks. Varen ville derefter blive arkiveret under "A."
- Reklamebrochuren kan indekseres som "Aardvarks, udstillinger (Detroit Zoo)." Dette ville være fornuftigt, hvis du forventer at have flere materialer på jordvarkudstillinger-for eksempel kan du have et andet emne, der skal indekseres som "Aardvarks, udstillinger (Toledo Zoo)."
- Alternativt kan reklamebrochuren indekseres som "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)." Dette kan være fornuftigt, hvis du forventer at have flere emner relateret til Detroit Zoo, eller hvis du vil bruge en encyklopædi-gruppering til at arkivere emner efter geografisk placering.
Trin 4. Bestil filer alfabetisk i henhold til deres indekserede navn
Den generelle regel for arkivering alfabetisk er at arrangere elementer i rækkefølge fra A (første) til Z (sidste). Brug stadig mere specifikke oplysninger til at skelne mellem og bestille separate varer. For eksempel:
- Rækkefølgen af dine indekserede filer i det foregående trin kunne derefter være (afhængigt af det system, du bruger): "Doe, Jane A.," "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)" og "Nocturnal Feeding of Aardvarks" OR "Aardvarks, udstillinger (Detroit Zoo),”“Aardvarks, Nocturnal Feeding of”og“Doe, Jane A.”
- En fil til "Wallaby" ville komme efter en fil til "Emu." En fil til "Kangaroo" ville komme imellem, og en fil til "Aardvark" ville komme før en til "Bear" og en til "Emu." Dette ville give dig følgende filrækkefølge: "Aardvark", "Bear", "Emu", "Kangaroo", "Wallaby".
- Hvis du derefter tilføjede en fil til "Anteater", ville den komme efter eventuelle filer til "Aardvark." Da begge begynder med bogstavet "A", skal du se på det andet bogstav i hvert ord ("henholdsvis" N "og" A ") for at bestemme rækkefølgen og derefter arrangere filer baseret på dette. Den nye ordre ville være: "Aardvark", "Anteater", "Bear", "Emu", "Kangaroo", "Wallaby".
Trin 5. Mærk dine filmapper
For at gøre det let at finde emner skal du mærke hver filmappe med det korrekte indekserede navn på det / de emner, det indeholder. Dette vil også gøre det lettere at introducere nye filer i den rigtige rækkefølge.
- Placer emner i den mappe, der er beregnet til dem.
- Du kan også finde det nyttigt at farvekode dine filer for at forbedre brugervenligheden. Hvis du f.eks. Bruger en encyklopædi-gruppering, skal du give hver gruppe en separat farve og mærke hvert element/fil i hver gruppe med sin respektive farve.
Trin 6. Dokumenter indekserings- og arkiveringssystemet
Vær konsekvent med dit indekserings- og arkiveringssystem, uanset hvad det er. Sørg for, at alle med adgang til filerne er opmærksomme på systemet. For eksempel kan du oprette og dele et dokument, der beskriver dine regler for arkiveringssystemer. Dette vil hjælpe alle med at kunne bruge arkivsystemet effektivt.
Trin 7. Fil nye emner korrekt
Placer filer i kabinettet baseret på de indekserede navne og alfabetisk rækkefølge i henhold til det system, du bruger. Skift de aktuelle filer efter behov for at placere nye filer på det korrekte sted.
Del 2 af 2: Håndtering af særlige sager
Trin 1. Filelementer under deres betydningsfulde periode
Nogle gange er det fornuftigt at arkivere elementer baseret på nøgleord, uanset den rækkefølge ord i en titel eller et navn vises. Dette sikrer, at en fil kan indekseres og lokaliseres ved hjælp af det mest logiske udtryk. For eksempel
"First Bank of Chicago" kunne indekseres og arkiveres som "Chicago, First Bank of." "Chicago" er nøgleudtrykket i denne post frem for "First" eller "Bank", især hvis du måske har andre varer med lignende navne, f.eks. "First Bank of Tulsa" eller "Chicago Bank and Trust."
Trin 2. Bestil navne efter efternavn
Typiske arkiveringsstandarder anbefaler indeksering af personer med efternavn først, da efternavnet betragtes som det betydningsfulde udtryk.
- Således ville "Jane A. Doe" blive indekseret og arkiveret som "Doe, Jane A."
- Sæt titler (Dr., Mrs., Major, etc.) i slutningen. “Dr. Jane A. Doe,”for eksempel, ville blive indekseret og arkiveret som“Doe, Jane A., Dr.”
- Generelt ordnes navne, som de staves, bogstav for bogstav. For eksempel ville "MacDonald" komme før "McDonald." På samme måde betragtes "D", "" L "," Le "," de "osv. Som en del af navnet, ikke separate enheder. Bestil f.eks. Filer "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" og "Wolfe" i den rækkefølge (og IKKE som "L'Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe ").
- En almindelig undtagelse fra disse regler om navne er, når en persons navn er en del af et virksomheds- eller organisationsnavn. I disse tilfælde skal du behandle den enkeltes navn som enheder inden for virksomhedsnavnet. For eksempel ville "Jane A. Doe Skadedyrsbekæmpelse" blive arkiveret under "J" og IKKE indekseret som "Doe, Jane A. Skadedyrsbekæmpelse."
Trin 3. Ignorer artikler, konjunktioner og præpositioner
Artikler (f.eks. "A", "an" og "the"), konjunktioner (f.eks. "Og", "men" og "eller") og præpositioner (f.eks. "For", "af" og “In”) springes generelt over ved indeksering og arkivering alfabetisk, da de ikke betragtes som væsentlige udtryk. Dette er tilfældet, selv når de danner begyndelsen på et varens navn. For eksempel:
- "En undersøgelse af Emu -fodringspraksis" ville blive arkiveret under "E" for "Emu" (det betydningsfulde ord i dette emnes titel), snarere end "A" for "an".
- "Doe og Smith skadedyrsbekæmpelse" ville blive arkiveret efter "Doe, Jane A." Begge indekserede navne begynder med ordet "Doe", så du går videre til det næste betydningsfulde udtryk i hver (henholdsvis "Smith" og "Jane") for at bestemme filrækkefølgen. Ignorer ordet "og", da det ikke er væsentligt.
Trin 4. Behandl forkortelser som om de var stavet
Når du indekserer og arkiverer varer, kan du støde på forkortelser som "Mfg." (for "Fremstilling") eller "Inc." (for "Incorporated). Generelt bør du indeksere og arkivere elementer, som om disse forkortelser var stavet frem for blot at være som bogstaver.
For eksempel ville "Jane A. Doe Mining Company" blive arkiveret efter "Jane A. Doe Mfg."
Trin 5. Filnumre normalt
Mens du arkiverer elementer alfabetisk, kan du støde på tal i deres titler. Generelt filnumre normalt, snarere end som om de var stavet. Numre arkiveres også før breve.
- For eksempel vil "3M Company" blive arkiveret før "100 store forretningsidéer" (da "3" kommer før "100").
- "Store forretningsidéer" og "store forretningsledere" ville blive arkiveret efter "100 store forretningsidéer", da tal er arrangeret før bogstaver.
- Tal, der allerede er stavet, behandles som ord frem for tal. Filer f.eks. "100 Great Business Leaders", "Great Business Ideas" og "Two Hundred Great Business Ideas" i den rækkefølge.
- Hvis det tjener dine arkiveringsformål, kan du dog gøre en undtagelse og altid arkivere tal, som om de var stavet.
Trin 6. Behandl eventuelle specialtegn
Alle ikke-alfabetiske eller ikke-numeriske tegn, du støder på, når du indekserer og arkiverer varer, skal tages i betragtning. Hvad man skal gøre med disse tegn, afhænger dog af deres type:
- Tegnsætning (f.eks. Apostrofer, punktum og kommaer) ignoreres generelt ved indeksering og arkivering af emner. Filer f.eks. "Washingtons bedste kaffe" og "Washington State Fair" i den rækkefølge.
- Diakritik behandles som det tilsvarende bogstav uden det diakritiske mærke. Filer f.eks. "Éclair" som "Eclair" og "Über" som "Uber". Undtagelsen herfra er, når du arkiverer i henhold til alfabetet på et sprog, der bruger diakritik, i så fald skal du følge den normale alfabetiske rækkefølge for det pågældende sprog.
Trin 7. Brug den generelle regel "intet før noget", når det er nødvendigt
Generelt ignoreres mellemrum (inklusive tegnsætning og andre elementer, der springes over), når de arkiveres alfabetisk. I tilfælde, hvor du har varer, der begynder på samme måde, skal du bruge et mellemrum eller reglen "intet før noget" til at bestemme indgivelsesrækkefølgen.
- Filer f.eks. "North East Bank", "North East Manufacturing" og "Northeast Bank" i den rækkefølge.
- Ligeledes "Doe, Jane A." ville blive arkiveret før "Doe, Jane A., Dr."
Trin 8. Skel filer efter mere detaljerede oplysninger, når det er nødvendigt
I sjældnere tilfælde er alfabetisk information ikke nok til at bestemme rækkefølgen af filer. I disse tilfælde skal du bruge yderligere oplysninger til at indeksere og bestille varer. Marker disse yderligere oplysninger om de respektive filer for at hjælpe dig med at skelne dem. For eksempel:
- Hvis du havde varer til to forskellige personer ved navn Jane A. Doe, kunne du bestille dem efter fødselsdato. Filen "Doe, Jane A. (f. 1853)" ville således komme før filen "Doe, Jane A. (f. 1967).
- Du kan også bestille varer efter geografi, når du skal skelne. Hvis du har filer til tre forskellige banker tre forskellige steder, og hver bank kaldes "First United Bank and Trust", kan du bestille dem alfabetisk i rækkefølgen "First United Bank and Trust (Georgia)", "First United Bank og Trust (Oklahoma) "og" First United Bank and Trust (South Dakota)."
- På samme måde, hvis du havde genstande til to forskellige bjørne eller bjørnetyper, ville du skelne dem yderligere baseret på arter, geografisk placering osv. For eksempel kan du have filer på "Bear, Brown" og "Bear, Grizzly" (i den rækkefølge) eller filer på "Bears (European)" og "Bears (North American)" (i den rækkefølge).
Trin 9. Offentliggøre undtagelser og særlige regler
Sørg for, at alle, der bruger dine filer, kender til undtagelser fra standardretningslinjer, der indgår i dit arkiveringssystem. Dette vil hjælpe med at sikre, at alle kan bruge arkivsystemet korrekt og effektivt.
